PREMESSA
Ai sensi del Regolamento (UE) 679/2016, Le Vele Società Cooperativa Sociale Onlus con sede in Via Fiume 15/17 | 20056 Trezzo sull'Adda (MI) Milano (di seguito anche solo “Organizzazione") in qualità di Titolare del trattamento, è tenuta a fornire alcune informazioni riguardanti l’utilizzo dei dati personali nel contesto della gestione delle segnalazioni whistleblowing, in attuazione del D.lgs. 24/2023. La presente informativa si rivolge a tutti quei soggetti che ai sensi dell’art.3 del Decreto legislativo n.24/2023 possono presentare una segnalazione ed assumere quindi la qualifica di interessati rispetto al trattamento dei dati che deriva dalla gestione delle segnalazioni; il presente documento integra, pertanto, le informative privacy che il Titolare del trattamento ha già fornito agli interessati in ottemperanza a quanto previsto dal Gdpr. L’Organizzazione invita ad utilizzare esclusivamente il canale di segnalazione appositamente istituito per presentare la segnalazione, ovvero la piattaforma informatica WBportal raggiungibile al seguente link wbportal.cloud/levele/ che offre garanzie in termini di sicurezza e riservatezza, rispondendo dunque ai requisiti richiesti dalla normativa. Nell’eventualità in cui una segnalazione sia inviata per errore mediante canali alternativi, il Titolare assicura comunque la riservatezza dell’identità del segnalante e la protezione dei dati di tutti gli interessati coinvolti nella segnalazione. Il Data Protection Officer nominato è contattabile all’indirizzo dpo.privacy@levelemilano.it.
FONTE DEI DATI E TIPOLOGIA DI DATI TRATTATI
L’Organizzazione tratterà i dati personali forniti dall’interessato nel contesto della segnalazione e, più precisamente:
-dati identificativi del segnalante: nome, cognome, indirizzo e-mail, contatto telefonico (in caso si scelga di rivelare la propria identità)
-dati identificativi del soggetto segnalato: nome, cognome, posizione lavorativa
-dati identificativi di altri soggetti che possono riferire sui fatti oggetto di segnalazione: nome, cognome, posizione lavorativa
L’acquisizione e la gestione delle segnalazioni può altresì comportare il trattamento di dati personali appartenenti a particolari categorie di dati e/o relativi a condanne penali e reati, eventualmente contenuti nella segnalazione o in atti e documenti ad essa allegati, riferiti agli interessati (ovvero i segnalanti o le persone indicate come possibili responsabili delle condotte illecite o quelle a vario titolo coinvolte nelle vicende segnalate). Tali dati verranno trattati esclusivamente ai fini della gestione della segnalazione e, in ogni caso, nel rispetto della riservatezza richiesta dalla specifica normativa.
PERIODO DI CONSERVAZIONE
Il contenuto della segnalazione (compresi i dati personali ivi contenuti) verrà conservato per un periodo massimo di 5 anni a decorrere dalla data dell’esito finale della procedura di segnalazione, salvo si renda necessaria una conservazione per un tempo superiore in caso di eventuali accertamenti ed indagini da parte degli organi competenti (ad esempio Autorità giudiziaria).
La riservatezza del segnalante, del segnalato e di tutti soggetti coinvolti nella segnalazione (es. facilitatore, eventuali testimoni) nonché del contenuto della segnalazione) sarà garantita durante tale periodo (fatte salve le ipotesi previste dall’art. 12, commi 3-5, del Decreto).
In ogni caso il Titolare raccomanda di non trasmettere e/o comunicare dati personali manifestatamente inutili rispetto alla segnalazione che, se raccolti accidentalmente, si provvederà a cancellare immediatamente.
CONFERIMENTO DEI DATI E CONSEGUENZE DEL MANCATO CONFERIMENTO
Il conferimento dei dati deve ritenersi obbligatorio per quanto riguarda i trattamenti che il Titolare deve effettuare per dar seguito alla segnalazione, ferma restando la possibilità, da parte del soggetto gestore delle segnalazioni, di interloquire con il segnalante e richiedere allo stesso eventuali ulteriori dati ed informazioni utili alla gestione della segnalazione. È possibile inviare anche una segnalazione whistleblowing in forma anonima, che sarà presa in considerazione ed analizzata da parte del gestore delle segnalazioni; tuttavia, nel caso di segnalazione anonima, è possibile che la stessa non venga presa in considerazione ove non risulti materialmente possibile darvi seguito.
FINALITA' DEL TRATTAMENTO DEI DATI E BASE GIURIDICA
Il Titolare tratterà i dati personali contenuti nella segnalazione esclusivamente per la gestione del processo whistleblowing e, in particolare, per le finalità di seguito elencate.
1.ricezione, analisi e gestione della segnalazione: la base giuridica è l’adempimento di un obbligo di Legge a cui è soggetto il Titolare del trattamento (D.lgs. 24/2023);
2.eventuale necessità di tutela in giudizio da parte del Titolare del trattamento successivamente alla gestione della segnalazione. La base giuridica per tale trattamento è il legittimo interesse del Titolare;
3.instaurazione ed irrogazione di azioni disciplinari o sanzionatorie nell’ipotesi in cui vengano attuati comportamenti pretestuosi, ritorsivi o discriminatori a danno segnalante o del segnalato o comunque dei soggetti coinvolti nella segnalazione (es. facilitatore, testimoni, etc.). La base giuridica è l’adempimento di un obbligo di Legge a cui è soggetto il Titolare del trattamento (D.lgs. 24/2023 e CCNL di riferimento).
MODALITA' DI TRATTAMENTO DEI DATI
Il contenuto della segnalazione (compresi i dati personali ivi contenuti) verrà trattato sia in forma automatizzata – mediante la piattaforma informatica WBportal - che manuale, da parte di personale espressamente autorizzato al trattamento e formato in materia, garantendo la sicurezza e riservatezza dei dati e dei soggetti coinvolti nella segnalazione (segnalante, segnalato, facilitatore, testimoni, etc.), inclusi eventuali documenti allegati alla segnalazione (es. foto, documenti riservati, etc.). Qualora il segnalante decida di procedere con la segnalazione vocale, saranno adottati accorgimenti atti a renderne la voce irriconoscibile, come previsto dalla normativa specifica. Saranno altresì adottate misure tecniche e organizzative tali da garantire un'adeguata sicurezza del trattamento dei dati personali, compresa la protezione da trattamenti non autorizzati o illeciti e dalla perdita, dalla distruzione o dal danno accidentali.
AMBITO DI DIFFUSIONE E CATEGORIE DI SOGGETTI A CUI POSSONO ESSERE COMUNICATI I DATI
I dati personali raccolti nel processo di gestione della segnalazione potranno essere comunicati ai seguenti soggetti:
-fornitore della piattaforma whistleblowing (responsabile del trattamento ex art. 28 Gdpr)
-consulenti legali, contabili, del lavoro al fine dello studio e risoluzione di eventuali problemi giuridici relativi a quanto emerso dalla segnalazione
-Enti o Autorità a cui è obbligatorio comunicare i dati in forza di disposizioni di legge
-Autorità giudiziaria in caso dall’istruttoria condotta emerga la necessità di trasmettere le informazioni acquisite alle competenti Autorità.
-Il Titolare non trasferisce dati personali al di fuori dello Spazio Economico Europeo.
DIRITTI DELL'INTERESSATO
I diritti di cui agli articoli da 15 a 22 del Regolamento (EU) 679/2016 non possono essere esercitati, con richiesta al Titolare del trattamento ovvero con reclamo ai sensi dell'articolo 77 del Regolamento, qualora dall'esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto:
a) agli interessi tutelati in base alle disposizioni in materia di riciclaggio;
b) agli interessi tutelati in base alle disposizioni in materia di sostegno alle vittime di richieste estorsive;
c) all'attività di Commissioni parlamentari d'inchiesta istituite ai sensi dell'articolo 82 della Costituzione;
d) alle attività svolte da un soggetto pubblico, diverso dagli enti pubblici economici, in base ad espressa disposizione di legge, per esclusive finalità inerenti alla politica monetaria e valutaria, al sistema dei pagamenti, al controllo degli intermediari e dei mercati creditizi e finanziari, nonché alla tutela della loro stabilità;
e) allo svolgimento delle investigazioni difensive o all'esercizio di un diritto in sede giudiziaria;
f) alla riservatezza dell'identità del dipendente che segnala ai sensi della legge 30 novembre 2017, n. 179, l'illecito di cui sia venuto a conoscenza in ragione del proprio ufficio.
Fuori da tali ipotesi l’interessato potrà esercitare i suoi diritti rivolgendosi a Le Vele Società Cooperativa Sociale Onlus mediante i seguenti recapiti: segreteria@levelemilano.it – tel. +39-029091393 – fax +39-0290939914 e dpo.privacy@levelemilano.it
Si precisa che tutte le informazioni relative alle segnalazioni whistleblowing sono rese disponibili sul sito internet del Titolare https://www.levelemilano.it/ ove sarà altresì possibile accedere alla piattaforma online wbportal.cloud/levele/ per inviare la propria segnalazione.